Reforma Tributária: Prepare Sua Empresa para as Novas Regras de Notas Fiscais

Com a reforma tributária avançando no Congresso, as novas regras para emissão de notas fiscais trazem desafios imediatos para prestadores de serviços. A vigência gradual, entre 2026 e 2033, exige que as empresas iniciem agora a revisão de processos, sistemas de gestão e planejamento estratégico, sob risco de multas milionárias.

Especialistas recomendam análise aprofundada dos impactos em ERPs, SAP e TOTVS, além de alinhar equipes de TI, suprimentos e contabilidade. Neste artigo, você entenderá os principais ajustes, prazos de transição e como garantir conformidade antes que as novas normas entrem em vigor.

Multas milionárias: entenda o perigo de não se preparar para as NFs de 2026

Com a entrada em vigor do novo modelo de emissão de notas fiscais em janeiro de 2026 e período de transição até 2033, empresas sem sistemas adaptados correm risco de multas diárias, que podem chegar a R$ 10 mil por infração, além de juros e correção monetária.

Além das penalidades financeiras, há risco de bloqueio do CNPJ para emissão de NFs e suspensão de certidões fiscais, comprometendo contratos e relacionamento com fornecedores. Inconsistências no registro de IBS e CBS também podem gerar autuações equivalentes a até 5% do faturamento mensal.

Para evitar sanções, é fundamental mapear processos, testar o split payment e capacitar equipes antes do prazo. Ignorar essa fase preparatória pode resultar em autuações milionárias e impactos diretos no fluxo de caixa.

As novas regras de notas fiscais na reforma tributária

A reforma tributária propõe unificar os tributos atuais (Cofins, ICMS, ISS e PIS) em um sistema de IVA dual, composto por dois novos impostos:

• IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): subnacional, reunindo ICMS e ISS, gerido por comitê estadual.
• CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): nacional, integrando Cofins e PIS, administrado por comitê federal.

Ambos os impostos serão implantados gradualmente entre 2026 e 2033, com alíquotas iniciais simbólicas que serão ajustadas até a fase final. Essa transição requer adaptação de sistemas fiscais e revisão de processos contábeis para registrar corretamente o IBS e a CBS em cada operação.

Um dos pilares desse novo modelo é o split payment, mecanismo que separa automaticamente o valor do tributo no momento do pagamento. A medida visa reduzir a sonegação fiscal ao garantir que os recursos sejam recolhidos diretamente aos cofres públicos, mas também exige atualizações nos ERPs para identificar e isolar esses valores em tempo real.

Quem será mais impactado e o papel das equipes internas

Para garantir aderência ao novo modelo, é imprescindível que as áreas internas tracem um plano de ação quinquenal, com marcos de implantação, testes e capacitação.

• TI: responsável por atualizar ERPs, SAP e TOTVS, definir cronogramas de implementação e conduzir testes integrados do split payment para evitar falhas no processamento fiscal.
• Suprimentos: deve mapear fornecedores sujeitos ao IBS e à CBS, revisar contratos de compras e ajustar políticas de precificação, garantindo compatibilidade com as novas alíquotas.
• Contábil: encarregada de redesenhar o plano de contas, elaborar rotinas de registro para o IBS e a CBS e realizar simulações trimestrais de cenários tributários para orientar a estratégia financeira.
• Financeiro: atuará no planejamento do fluxo de caixa para suportar mudanças nos prazos de recolhimento, no controle de pagamentos e na gestão de eventuais multas ou juros durante o período de transição.

Como adequar seus sistemas de gestão financeira (ERP, SAP, TOTVS)

Para garantir que seu ERP (SAP, TOTVS ou outro sistema de gestão) esteja pronto para as novas regras de emissão de notas fiscais, siga este passo a passo prático:

• Diagnóstico inicial: mapeie a configuração atual de tributos, cadastros de produtos e tabelas fiscais. Identifique gaps em relação a IBS, CBS e split payment.
• Levantamento de requisitos: documente regras de cálculo, alíquotas e processos de apuração para os novos impostos. Inclua cenários de venda, devolução e prestação de serviços.
• Planejamento e cronograma: defina fases (análise, desenvolvimento, testes e deploy), marcos e responsáveis. Estabeleça prazos curtos (sprints de 2–4 semanas) para revisões constantes.
• Customização e parametrização: ajuste tabelas de impostos, cadastros de CFOP e regras de cálculo no ambiente de desenvolvimento. Utilize controle de versão para registrar alterações.
• Ambiente de testes: crie um sandbox isolado com dados reais anonimizados. Simule emissões de notas fiscais com IBS, CBS e split payment em diversos cenários de negócio.
• Validação cross-funções: envolva TI, contabilidade e fiscal para validar resultados. Documente erros, corrija parametrizações e repita testes até obter conformidade.
• Treinamento e documentação: atualize manuais de processo, grave tutoriais e promova workshops com usuários-chave para garantir entendimento das novas rotinas.
• Deploy gradual e monitoramento: libere em produção por módulos, monitore emissões diárias e configure alertas de inconsistência para correção imediata.

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Além disso, nossa equipe presta serviços de legalização de empresas e assessoria em Imposto de Renda, com procedimentos otimizados e atendimento personalizado. Assim, você ganha segurança e agilidade no cumprimento das obrigações fiscais, liberando sua gestão para focar no crescimento sustentável do negócio.

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Fonte Desta Curadoria

Este artigo é uma curadoria do site Portal Contabeis. Para ter acesso à matéria original, acesse Reforma tributária: empresas devem focar em novas regras de NFs